Automatizar Facturas desde Trello: El Sistema de Control Total
De Trello a Factura: El Sistema Exacto para Eliminar el «Copia-Pega» (Sin Perder el Control)
Automatizar el envío final de una factura sin revisión es una imprudencia financiera.
Te juegas la confianza del cliente y tu reputación por ahorrarte un clic.
La eficiencia real no es velocidad ciega. Es velocidad controlada.
El objetivo de este sistema no es que la máquina dispare emails a lo loco.
El objetivo es que la máquina haga el trabajo sucio (picar datos, copiar conceptos, calcular totales) y tú hagas el único trabajo de valor: validar.
Llamamos a esto «Higiene Contable».
Eliminamos la mecanografía. Mantenemos la supervisión.
Aquí tienes el plano exacto para conectarlo.
1. El Origen: Limpia tu Trello
La automatización no corrige el caos, lo acelera.
Si tus tarjetas de proyecto son un desastre, tus facturas serán un desastre.
Necesitas estandarizar la entrada de datos. Trello es tu fuente de verdad.
Configura tu tablero con estos Campos Personalizados obligatorios:
- Nombre del Cliente: El nombre fiscal exacto.
- Email del Cliente: A quién le llegará la factura.
- Monto: La cifra final acordada.
- Concepto: La descripción del servicio que aparecerá en la línea de la factura.
Y crea una lista específica: «Listo para Facturar».
Arrastrar la tarjeta a esta columna será el disparador. El único gesto que tendrás que hacer.
2. El Cerebro: El Flujo en Make
Olvídate del código. Usamos Make para conectar la lógica.
El escenario se divide en tres movimientos precisos.
Paso 1: El Disparador (Trigger)
Configuramos el módulo de Trello: «Watch Cards Moved to a List».
Make se queda «escuchando». En el momento que mueves la tarjeta a «Listo para Facturar», el sistema despierta.
Paso 2: El Router Lógico (Evita Duplicados)
Aquí es donde falla la mayoría.
Si intentas crear una factura a un cliente que no existe, el sistema falla. Si creas un cliente cada vez, llenas tu base de datos de duplicados basura.
La solución es un Router:
- Primero, busca al cliente por su Email en tu software contable.
- Ruta A (Cliente Existe): Pasa directamente a crear la factura usando su ID.
- Ruta B (Cliente Nuevo): Crea el cliente primero, captura su nuevo ID y luego pasa a facturar.
Paso 3: La Ejecución (El Matiz Clave)
Aquí aplicamos la regla de la «Higiene Contable».
No queremos una factura emitida. Queremos un borrador perfecto esperando tu «OK».
Dependiendo de tu software, la táctica cambia ligeramente:
Opción A: QuickBooks Online
QuickBooks no te deja crear facturas en borrador fácilmente vía API sin ensuciar los libros.
El truco: Crea un «Estimate» (Presupuesto).
Es una transacción no contable. No afecta a tus informes financieros.
Cuando entras a revisar, conviertes ese presupuesto en factura con un clic y envías. Control total.
Opción B: Zoho Books
Zoho es más flexible.
Usas el módulo «Create an Invoice» pero marcas el estado explícitamente como «Draft».
La factura se genera, pero se queda en la bandeja de salida, invisible para Hacienda y para el cliente hasta que tú la valides.
El Resultado
Terminas el proyecto.
Arrastras la tarjeta en Trello.
Te levantas a por un café.
Cuando vuelves, abres tu contabilidad y ahí está: el borrador perfecto, con los datos del cliente, los conceptos y los importes exactos.
Solo tienes que revisar y pulsar «Enviar».
Has eliminado el error humano del «copia-pega». Has recuperado tu foco estratégico.
La pregunta ahora es: ¿En qué vas a invertir esa hora extra que acabas de ganar cada semana?
