Tu experto en IA es un cuello de botella.
Y una bomba de relojería. Así se desactiva.
En tu empresa, seguro que hay un héroe.
Esa persona a la que todos acuden con dudas sobre IA. El «mago» que siempre tiene la respuesta.
En una agencia que asesoré, cuyo héroe lo llamaremos “Carlos” (Por temas de privacidad no me gusta poner nombres de clientes reales).
Carlos se fue de vacaciones dos semanas.
El lunes, el equipo de cuentas necesitaba una propuesta urgente. Usando una nueva herramienta que solo Carlos sabía manejar.
El proyecto se paralizó. Por miedo a «meter la pata». Una oportunidad de negocio perdida.
El problema no era que Carlos se fuera de vacaciones. El problema es que su conocimiento, el activo más valioso de la agencia, se fue con él.
Es fantástico tener un héroe. Pero tu mayor activo es también tu mayor punto de fragilidad.
Este no es otro artículo con una política de IA que nadie leerá. Es un plan para clonar la sabiduría de tu experto y convertirla en un activo de la empresa.
Un Documento Vivo.
El peligro de depender de un único experto
La dependencia de un héroe no es solo un riesgo. Es un freno para toda la organización.
Un silo que desactiva la curiosidad del resto del equipo. Y que crea tres riesgos tangibles.
1. Fuga de conocimiento.
Cuando tu experto se va, no solo pierdes a un empleado. Pierdes el «porqué» de sus decisiones.
Pierdes los callejones sin salida que ya exploró. Las lecciones de los errores que ya cometió.
Mucho del conocimiento clave de una empresa reside en la cabeza de sus empleados.
Cuando se van, ese conocimiento se evapora.
Y te obliga a reinventar la rueda. Una y otra vez.
Tu experto es un activo que no aparece en el balance. Hasta que desaparece.
2. Inconsistencia.
Sin un plan, las decisiones sobre IA se vuelven una lotería. Dependen del humor, la presión o la disponibilidad de tu experto.
Esta incertidumbre te expone a riesgos de cumplimiento, de calidad y de reputación. Sobre todo cuando manejas datos de clientes.
Tu criterio no puede depender del estado de ánimo de una persona.
3. El cuello de botella.
Tu héroe, sin quererlo, frena a todo el equipo. Cada nueva idea, cada experimento, tiene que pasar por su mesa.
El resto del equipo no puede avanzar.
La velocidad de tu innovación ya no la marca el mercado. La marca la agenda de una sola persona.
El plan: Traducir el sentido común en un activo
Para resolver esto, hay que entender dos ideas.
La primera: el conocimiento de tu experto es un iceberg. Solo ves el 10%. Las herramientas que usa, los informes que crea.
El 90% restante es conocimiento tácito. Está bajo el agua. Es su intuición, sus reglas no escritas.
Nuestro objetivo es sacar a la superficie las partes más valiosas de ese iceberg.
La segunda: vamos a crear un Documento Vivo. Olvida la idea de una política escrita en piedra y guardada en una carpeta.
Un Documento Vivo es lo contrario. No es un archivo que se guarda. Es un sistema que se usa.
Piénsalo como un producto interno. Lanzas una versión 1.0, recoges feedback de tu equipo y la mejoras.
Cómo hacerlo: Tu plan de 3 pasos
Paso 1: La Entrevista al Guardián
Agenda una sesión de 60 minutos con tu experto. Con su permiso, grábala.
Tu rol no es auditar. Es ser un periodista curioso.
Tu única meta: entender su modelo mental.
Usa estas preguntas para guiar la conversación:
- «Cuando alguien te pregunta si puede usar una nueva IA, ¿cuáles son las 3 errores que puede cometer que más te preocupan?»
- «Cuéntame de alguna vez que dijiste ‘no’ a una idea que parecía buena. ¿Qué te hizo cambiar de opinión?»
- «¿Qué usos de la IA con datos de clientes te pondrían nervioso? Imagina el peor titular de periódico posible.»
- «Si tuvieras un presupuesto limitado, ¿qué tipo de herramientas priorizarías y por qué?»
Paso 2: La Plantilla del Arquitecto
No intentes escribir la Biblia de la IA. Empieza con una versión 1.0 simple y clara en un Google Doc o Notion.
Usa esta estructura:
A. Nuestros Principios Fundamentales (La Brújula). 3 o 4 reglas de oro, simples y no negociables.
- La IA es un copiloto, no un piloto. Un humano siempre valida el resultado.
- Protegemos los datos del cliente como si fueran nuestros. Cero información sensible en herramientas públicas.
- Transparencia ante todo. No engañamos a nadie haciéndole creer que habla con un humano si es una IA.
B. Guía de Uso de Herramientas (El Semáforo). Una tabla simple para dar claridad instantánea.
| Herramienta | Estado | Justificación y Límites de Uso | Responsable |
| ChatGPT 4.0 | Aprobada | Excelente para borradores y resumir textos públicos. PROHIBIDO introducir datos de clientes o información confidencial. | Dir. Operaciones |
| Midjourney | En Evaluación | Potencial para marketing. Evaluando derechos de autor. Uso interno para inspiración permitido. | Dir. Marketing |
| Herramienta X | Prohibida | Su política de privacidad es ambigua y no cumple nuestros estándares. | CTO |
C. Manejo de Datos Sensibles (La Caja Fuerte). Una lista clara de lo que NUNCA se introduce en una IA pública.
- Datos personales de clientes.
- Información financiera.
- Contraseñas o propiedad intelectual.
- Planes estratégicos.
D. Proceso de Revisión (El Motor). Define cómo evolucionará el documento.
«Este documento se revisará trimestralmente. Las sugerencias se pueden dejar como comentarios en cualquier momento.»
Paso 3: El Repositorio Vivo
La mejor política es inútil si nadie sabe dónde está. Debe ser un único documento. En un único lugar. Fácil de encontrar.
Pero no basta con crearlo. Nombra a un «Guardián del Documento».
Este es el nuevo rol de tu antiguo héroe. Su misión ya no es ser el único que sabe.
Es asegurarse de que todos sepan.
Recoge feedback, recuerda al equipo que el documento existe y lo actualiza. Pasa de ser un guardián del conocimiento a ser un guía.
De la fragilidad a la fortaleza
Has pasado de depender de la memoria de una persona a tener un sistema que protege a toda la empresa.
Ya no tienes un punto único de fallo. Tienes una plataforma para el aprendizaje colectivo.
El primer paso no es escribir la política perfecta. Es iniciar la conversación.
Reenvía este artículo a tu «héroe» interno y a tu equipo directivo. Después, agenda 30 minutos para discutir el Paso 1. Esa simple acción es la que desactiva la bomba de relojería.