¿Por Qué Fallan los Proyectos de IA? 3 Verdades Incómodas
Cómo Dejé de Ser un «Router Humano» (La Guía Técnica)
Tu problema no es el volumen de emails. Es que operas como un router humano.
Lees. Procesas el contexto mentalmente. Decides quién debe responder. Redactas.
Repites.
Si tú eres el puente manual entre Gmail, tu CRM y tu equipo, eres el cuello de botella.
La mayoría de agencias intentan solucionar esto con filtros o plantillas.
Eso es poner una tirita en una hemorragia.
Sigues siendo un «Usuario de Herramientas» (Nivel 3). Tienes las apps, pero están aisladas.
El salto real está en convertirte en un «Conector de Sistemas» (Nivel 4).
He construido un flujo con Make y OpenAI que no solo «responde», sino que piensa por ti.
Aquí tienes el plano exacto de cómo funciona.
El Secreto Técnico: La Salida JSON
Aquí es donde el 90% de las automatizaciones fallan.
La gente le pide a ChatGPT que «escriba una respuesta».
La IA devuelve un bloque de texto libre. A veces bueno, a veces alucinado.
Eso no sirve para un sistema.
Para que esto funcione, necesitas que la IA actúe como un programador, no como un redactor.
Necesitas una salida en JSON.
JSON es solo una forma de estructurar datos. Como una ficha de cliente en lugar de una carta manuscrita.
Al pedir JSON, obligas a la IA a separar la lógica (¿qué tipo de email es?) del contenido (¿qué le respondemos?).
Esto permite a Make leer esa etiqueta y tomar decisiones autónomas.
El Flujo de Trabajo (Paso a Paso)
No necesitas saber programar. Solo necesitas lógica.
1. El Ojo (Gmail)
Configuras Make para que «vigile» solo los correos no leídos.
No queremos que procese spam ni newsletters.
Pon un límite bajo al principio (ej. 5 emails por ejecución).
2. El Cerebro (OpenAI API)
Este es el corazón del sistema.
No usamos la interfaz de chat. Usamos la API.
Es más barata y más rápida.
La clave está en el Prompt de Sistema. Copia y pega esto:
Eres un asistente de IA operativo. Tu única función es analizar el input y devolver un objeto JSON válido. No añadas texto introductorio.
Y en el Prompt de Usuario, le das las reglas del juego:
1. Clasifica este email en: «VENTAS», «SOPORTE» o «ADMIN». 2. Redacta un borrador de respuesta acorde al tono (Empático para soporte, Proactivo para ventas). 3. Devuelve SOLO este JSON: {«clasificacion»: «…», «borrador_respuesta»: «…»}
Truco de experto: En la configuración del módulo de OpenAI en Make, activa «JSON Mode». Esto garantiza que la IA no rompa el formato nunca.
3. El Router (El Guardagujas)
Aquí es donde ocurre la magia.
Colocas un «Router» en Make después del módulo de OpenAI.
Creas tres caminos (filtros):
- Si
clasificaciones igual a SOPORTE -> Ve por el Camino A. - Si
clasificaciones igual a VENTAS -> Ve por el Camino B. - Si
clasificaciones igual a ADMIN -> Ve por el Camino C.
El sistema acaba de tomar una decisión de gestión sin ti.
4. La Ejecución (Borrador + Slack)
El sistema no envía nada automáticamente. Eso es peligroso.
El sistema prepara el trabajo.
- En Gmail: Crea un «Borrador» (Draft) con el texto que generó la IA.
- En Slack: Envía una alerta a tu canal de equipo: «Nuevo lead de Ventas detectado. Borrador listo para revisión».
El Resultado: Dejas de Redactar, Empiezas a Validar
El cambio operativo es brutal.
Antes: Abrías un email en blanco. Pensabas qué decir. Escribías. Corregías. Enviabas. (5 minutos).
Ahora: Recibes una alerta. Abres el borrador. Lees. Haces un ajuste de 10 segundos. Envías. (30 segundos).
Has recuperado el 90% de tu tiempo en gestión de correo.
Pero lo más importante: has recuperado tu ancho de banda mental.
Ya no operas la máquina. La supervisas.
Tu Siguiente Paso
Esto es solo una pieza del puzzle.
El email es el síntoma más visible, pero el caos suele estar en la Estrategia, los Procesos o la Cultura.
Si has tenido que leer esto dos veces para entenderlo, es probable que tu infraestructura digital necesite una revisión antes de intentar automatizar nada.
No adivines dónde está el fallo.
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