Cómo Automatizar el Onboarding de Clientes: Guía con Make y Asana
Tu Éxito Tiene un Impuesto Oculto (Y lo Estás Pagando con Tiempo)
Cerrar una venta debería ser una victoria.
Pero si eres honesto, sabes que a menudo se siente como una condena.
En el momento en que firmas el contrato, se activa una avalancha de burocracia manual que paraliza tu operativa real.
Tienes que ir al ERP para crear el contacto. Luego a Google Drive para crear las carpetas. Después a Asana para configurar el proyecto. Y finalmente a Gmail para enviar la bienvenida.
Llamas a esto «trabajo». Yo lo llamo fricción operativa.
Estás dedicando tu recurso más caro (tu tiempo o el de tu mejor talento) a tareas que una máquina hace mejor, más rápido y sin errores.
He diseñado un flujo en Make que elimina este impuesto.
No es teoría. Es el sistema exacto que conecta Dropbox Sign, Holded, Asana, Google Drive y Gmail en una secuencia perfecta.
Aquí tienes el plano técnico para montarlo.
El Error de Novato (y el Secreto del Arquitecto)
La mayoría intenta automatizar esto y falla en el gestor de proyectos (Asana, ClickUp, Monday).
Usan el módulo estándar de «Crear Proyecto». El resultado es un proyecto vacío. Un contenedor inútil que te obliga a entrar y crear las tareas a mano una por una.
Eso no es automatizar. Es cambiar el problema de sitio.
El salto de calidad —lo que separa a un amateur de un arquitecto de sistemas— es usar la API para instanciar una plantilla.
No creas un proyecto desde cero. Le dices al software: «Copia mi metodología exacta (fases, plazos, responsables) y aplícala a este nuevo cliente».
Vamos a construirlo paso a paso.
Paso 1: El Detonante (La Firma Digital)
Olvídate de revisar el correo para ver si el cliente firmó.
Usamos Dropbox Sign (antes HelloSign) con un módulo de Watch Events. Configuramos un Webhook que avisa a Make en tiempo real.
El filtro crítico: Asegúrate de filtrar por event_type igual a signature_request_all_signed.
Si no pones este filtro, el sistema se disparará cada vez que alguien abra el documento. Queremos que se active solo cuando el contrato es legalmente vinculante.
Paso 2: La Verdad Financiera (Holded)
El primer paso lógico es la contabilidad. Usamos el módulo Create a Contact en Holded.
Mapeamos el nombre y el email que vienen directamente del contrato firmado en Dropbox Sign.
Al hacer esto primero, garantizamos que la facturación y el proyecto compartan una única fuente de verdad para los datos del cliente. Se acabaron los errores tipográficos al copiar y pegar nombres.
Paso 3: La Magia Técnica (Asana vía API)
Aquí es donde ocurre la diferencia.
En lugar de usar un módulo básico, usamos Make an API Call en Asana. Vamos a hacer una petición POST a la ruta /project_templates/PROJECT_TEMPLATE_GID/instantiateProject.
Necesitas dos datos clave:
- Template GID: El ID numérico de tu plantilla maestra en Asana (lo sacas de la URL de la plantilla).
- Body (JSON):
JSON
{
"name": "Proyecto - {{Nombre_Cliente}}",
"team": "ID_DE_TU_EQUIPO",
"public": false
}
Al ejecutar esto, despliegas tu proceso de entrega completo en segundos. Tareas, subtareas, dependencias y fechas relativas. Todo listo.
Paso 4: El Espacio de Trabajo (Google Drive)
Nada de crear carpetas manuales y liarse con los permisos.
- Crear Carpeta: Usamos
Create a Folder. El nombre de la carpeta es dinámico (el nombre del cliente). - Asignar Permisos: Usamos
Add a Permission. Cogemos el ID de la carpeta que acabamos de crear y le damos acceso de «Editor» al email del cliente.
El cliente tiene su espacio listo antes de que tú hayas terminado el café.
Paso 5: La Bienvenida (Gmail)
El toque final. El sistema redacta y envía el correo.
No es un email genérico. Es un mensaje personalizado que incluye:
- El nombre real del cliente.
- La confirmación de que el proyecto ha arrancado.
- El enlace directo a su nueva carpeta compartida en Drive (que acabamos de generar en el paso anterior) .
El cliente percibe una eficiencia absoluta desde el minuto uno.
La Advertencia Final
Has visto el sistema. Funciona. Es robusto.
Pero tengo que ser brutalmente honesto contigo: Automatizar un proceso roto solo acelera el desastre.
Si tu proceso de onboarding actual es un caos manual, automatizarlo solo creará caos automático a gran velocidad.
La tecnología es un amplificador. Si amplificas ineficiencia, te hundes más rápido.
Antes de ponerte a conectar módulos en Make, necesitas saber si tu negocio está maduro para soportar esta velocidad.
He creado un Analizador de Madurez de IA gratuito. No te vende nada. Evalúa tus 5 dimensiones (Estrategia, Cultura, Tecnología, Operaciones, Ética) y te dice si estás listo para construir o si necesitas arreglar los cimientos primero.
Obtén tu diagnóstico y deja de construir sobre arena: [Enlace al Analizador de Madurez IA]
